অফিস সহায়ক এই শব্দটির সঙ্গে আমরা অনেকেই খুব পরিচিত। কারণ আমাদের মধ্যে এমন অনেক ব্যক্তি রয়েছে যারা বিভিন্ন সরকারি বেসরকারি অফিসে অফিস সহায়ক পদে কর্মরত রয়েছে। আবার অনেকেই এই অফিস সহায়ক পদে চাকরির জন্য চেষ্টা করছে। সাধারণত অনেক আগে থেকেই সরকারি বেসরকারি নানা অফিসে অফিস সহায়ক এই পদটিতে ছেলে হোক বা মেয়ে হোক চাকরি করে। একটি প্রতিষ্ঠান পরিচালনা করার জন্য খুবই গুরুত্বপূর্ণ পদ অফিস সহায়ক। তবে অনেকেই জানিনা এই অফিস সহায়কের কাজ মূলত কি কি হতে পারে।
অফিস সহায়ক কাজের জন্য শিক্ষাগত যোগ্যতা একেবারে অল্প হলেও কোন সমস্যা নেই তবুও এই চাকরি পাওয়া যাবে। একজন সুস্থ কর্ম সক্ষমতা মানুষ অষ্টম শ্রেণী পাস দেখাতে পারলেই অফিস সহায়ক পদের কাজ করার জন্য আবেদন করতে পারবে। তবে তার আগে অনেকেই অনলাইনে সার্চ করে জেনে নিতে চাই অফিস সহায়কের কাজ কি। তাই আমরা আমাদের আজকের আলোচনার মাধ্যমে জানিয়ে দেবো অফিস সহায়কের কাজ। আপনারা যারা এ বিষয়টি সম্পর্কে জানতে আগ্রহী আমাদের পুরো আলোচনা সঙ্গে থাকুন আর জেনে নিন এই বিষয়টি নিয়ে।
যারা অফিস সহায়ক কাজে কর্মরত রয়েছেন তারা অফিসের যে কোনো কাজে গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে। তাই একটি অফিস সুষ্ঠ এবং পরিপূর্ণ ভাবে পরিচালনা করার জন্য একজন দক্ষ অফিস সহায়ক বিশেষভাবে প্রয়োজন। তবে আপনি যখন অফিস সহায়ক হিসেবে কাউকে নিয়োগ দিবেন অবশ্যই তার কর্ম দক্ষতা সম্পর্কে কতটুকু অভিজ্ঞতা রয়েছে সে বিষয়টি অবশ্যই আপনাকে যাচাই-বাছাই করে নিতে হবে। কারণ একটি অফিসে অফিস সহায়কের অনেক ধরনের কাজ করতে হয় তাই সে ধরনের কাজগুলো সে সঠিক ভাবে করতে পারবে কিনা অবশ্যই আপনাকে দেখে নিতে হবে।
অফিস সহায়ক এর কাজ
অফিস সহায়কের কাজ তেমন কঠিন কিছু নয়। এটা আমরা কমবেশি সকলেই করতে পারি। তবে আমরা যারা জানিনা অফিস সহায়কের কাজ কি তাদের কাছে অফিস সহায়কের কাজ অনেক কঠিন বলে মনে হয়। কিন্তু এ বিষয়টি সম্পূর্ণ ভুল একটি ধারণা অন্যান্য কাজের থেকে এই কাজটি করা অনেক সহজ। তাই আমরা এখন আপনাদের কে জানিয়ে দেবো একজন ব্যক্তির অফিস সহায়ক পদে চাকরি নিলে তাকে কোন কোন কাজগুলো করতে হতে পারে। চলুন তাহলে দেরি না করে এই বিষয়টি সম্পর্কে জানা যাক।
ডকুমেন্ট সংরক্ষণ করা
একজন অফিস সহায়কের অফিসের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ যে কাজটি হলো অফিসের যত গুরুত্বপূর্ণ কাগজ পাতি এবং ডকুমেন্ট সেগুলো সযত্নে সংরক্ষণ করা। আর শুধু সংরক্ষণ করলেই হবে না যখন অফিসের বস সেই কাগজ বা ডকুমেন্ট গুলো চাইবে সেগুলো খুঁজে তার কাছে হাজির করা। এছাড়া অফিসের এই কাগজ গুলো অফিসের বসের নির্দেশনা অনুযায়ী এক টেবিল থেকে আরেক টেবিলে নিয়ে যাওয়া।
মালামাল দেখাশোনা করা
অফিস সহকারীর আরো একটি অন্যতম কাজ হলো মালামাল ঠিকঠাক দেখাশোনা করা। একজন মানুষ সরকারি বা বেসরকারি যে অফিসেই অফিস সহায়ক হিসেবে কাজ করুক না কেন সেই অফিসের মূল্যবান আসবাপত্র গুলো এবং রেকর্ড সমূহ ঠিকঠাক আছে কিনা সেটা দেখাশোনা করতে হবে।
পরিষ্কার পরিচ্ছন্ন করা
অনেক সময় অনেক অফিসে অফিস সহায়ক কে অফিসের টেবিল চেয়ার ইত্যাদি এই স্থান গুলো ও অফিসের বসেরা কাজ করে সে স্থান গুলোতে পরিষ্কার করতে হয়। আবার যে সকল স্থানে অফিসের কাগজপত্র রয়েছে সেগুলো পরিষ্কার রাখতে হয় অনেক সময়।
কাগজের দায়িত্ব
অফিস সহকারে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ যে কাজটি করতে হয় তাহলো অফিসের যত গোপন কাগজপত্র রয়েছে এছাড়াও প্রয়োজনীয় সকল কাগজ পত্রের দায়িত্বে থাকে অফিস সহায়কের। একটি অফিসের যে কোনো গুরুত্বপূর্ণ ফাইল তাদের হেফাজতেই থাকে।
অন্য সকল কাজ
উপরের এ সকল কাজ ব্যাতিত একজন অফিস সহায়ককে আরো অনেক ধরনের কাজ করতে হয়। যেমন অফিস থাকা অবস্থায় অফিসের বসকে চা তৈরি করে দিতে হয়। অফিস খোলা, অফিস বন্ধ করা এবং অফিসের বিভিন্ন কাগজপত্র ফটোকপি করার জন্য অফিস সহায়ক কে দায়িত্ব দেওয়া হয়।